В.Е. Ланкин, Г.В. Горелова, В.Д. Сербин, Д.В. Арутюнова, А.В. Татарова, Г.Б. Баканов, Е.Л. Макарова
Исследование и разработка организационных систем управления в высших учебных заведениях
Монография. – Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2011. – 178 с.
| Предыдущая |
Приложение 2. Организационная структура учебного заведения и возможные подходы к ее построению
2. Проблема сохранения взаимосвязи решаемых задач и в организационной структуре
2.7. Виды дезагрегирования задач организационной структуры
Пусть выход некоторой задачи может быть представлен как объект (по свойствам это алгебраическое множество), состоящий из m элементов
{ yi }, i=1, . . . , m,
причем получение всех и только всех этих элементов приводит к ее решению. Тогда выделение задач получения каждого yi назовем горизонтальным дезагрегированием по выходу 1-го рода. Так, если задача состоит в строительстве жилого микрорайона, то ее выход (микрорайон), может быть представлен как объект, состоящий из трех элементов: жилые дома ( y1 ), предприятия сферы обслуживания (у2), сооружения инфраструктуры ( y3 ). Создание всех (и только всех) этих комплексов приводит к решению задачи. Поэтому выделение подзадач, связанных с получением отдельных yi , i == 1, 2, 3 и т. д., является горизонтальным дезагрегированием по выходу 1-го рода.
Рассмотрим другую ситуацию. Пусть объект, соответствующий выходу задачи, может быть представлен через множество из менее общих понятий (например, конструкционные материалы через сталь, пластмассы и т. д.). Тогда выделение задач получения объектов, соответствующих этим понятиям, назовем горизонтальным дезагрегированием по выходу 2-го рода.
При построении организационной структуры также могут возникать ситуации, когда для выделенной после декомпозиции задачи в какой-то период времени в этой задаче нет необходимости (т.е. эта задача не решается). Это означает, что если выделено k подзадач с выходами у1, y2, , . . . , yk, то необязательно, что все из них будут решаться в процессе функционирования организации. Укажем по этому поводу два случая.
Случай 1. Пусть некоторая организация еще только проектируется и в ходе проектирования предстоит выбрать один или несколько наиболее предпочтительных выходов из { уi } (i=1, 2, . . . k). Пусть это будут выходы уα и уβ , которые и будут реализовываться при функционировании организации в конкретном временном интервале.
Случай 2. Предположим, что возникла ситуация, когда выбор тех или иных yi должен осуществляться в процессе функционирования организации и в зависимости от возникающих новых условий может потребоваться получение любого выхода из { уi } i = 1, 2, . . . , k.
Укажем еще один вид дезагрегирования по выходу, который назовем вертикальным. Этот вид дезагрегирования представляет собой выделение задач, описывающих стадийность получения некоторого продукта.
Аналогично можно выделить три вида дезагрегирования по входу:
– горизонтальное дезагрегирование по входу 1-го рода,
– горизонтальное дезагрегирование по входу 2-го рода;
– вертикальное дезагрегирование по входу.
Если три вида дезагрегирования по выходу и три по входу в итоге дают шесть видов, то седьмой вид дезагрегирования ‒ это дезагрегирование задач по оператору преобразования.
Пусть для некоторой задачи преобразование входа в выход может совершаться несколькими различными способами, т. е. оператор этой задачи может быть представлен как некоторое множество различных операторов. Тогда выделение задач, входы и выходы которых соответствуют входу и выходу данной задачи, а операторы преобразования взяты из указанного множества, будем называть дезагрегированием по оператору преобразования.
Каждая процедура дезагрегирования представляет собой определенную комбинацию перечисленных выше видов дезагрегирования отдельных задач. Исходным моментом процедуры может быть как дезагрегирование по входу, так и по выходу. Реализация процедур первого типа возможна лишь в случае анализа деятельности уже созданной организации, когда, начиная с входных ресурсов, используется процесс их преобразования в конечную продукцию. Когда же организация только проектируется, необходим обратный процесс: на основе конечной продукции (выхода задачи, стоящей перед организацией в целом) строится система подзадач, решение которых обеспечивает ее получение.
При проведении процедуры дезагрегирования «для выхода» используются четыре из указанных выше видов дезагрегирования отдельных задач, которые производятся в следующей последовательности:
1) горизонтальное дезагрегирование по выходу 2-го рода;
2) горизонтальное дезагрегирование по выходу 1-го рода:
3) вертикальное дезагрегирование по выходу;
4) дезагрегирование по оператору преобразования.
Если выходы задач трактовать как цели, то при горизонтальном дезагрегировании по выходу 1-го рода можно воспользоваться результатами, подученными при формировании традиционного дерева целей.
Процедура дезагрегирования заканчивается, когда полученные задачи начинают удовлетворять сформулированному критерию нижнего уровня. Причем, чем ниже степень агрегации задач, тем легче «вручную» установить, что они удовлетворяют выбранному критерию. Однако для построения множества элементов деятельности предстоит проделать ряд операций, связанных с устранением избыточности в образовавшемся множестве задач (в принципе эти операции могут проводиться параллельно с процедурой дезагрегирования). Они бывают двух видов.
Первый вид технологии дезагрегирования (обозначим Д1). Следует выбрать такие подзадачи из множества альтернативных, которые задают наиболее эффективные способы (в том числе и режимы) функционирования организации.
Второй вид технологии дезагрегирования (обозначим Д2). В результате независимого проведения операций дезагрегирования установить (т.е. задать или идентифицировать) некоторую последовательность, в которой удобно (выгодно!!) выполнять решение задач.
Именно такое агрегирование использовано в организационной структуре Томского политехничекого института.
Пусть, например, два продукта a и b получаются при одном и том же технологическом процессе на базе комплексного использования некоторого сырья с. В результате изолированности отдельных операций дезагрегирования могут быть выделены две задачи: (с, f, а) и (с, f, b).
Такие задачи следует объединить в одну, поскольку и вход (сырье), и оператор преобразования и для первой, и для второй задачи остаются одинаковыми.
Возможен и другой случай, когда выделено несколько не альтернативных задач производства одного и того же продукта. Такие задачи также надо преобразовать в одну, поскольку для системы большую важность имеет результат, а он и определяется конечным продуктом.
Следует, однако, заметить, что при использовании дезагрегирования Д2 компоненты задач, выделенных в результате изолированных операций дезагрегирования, может создавать проблемы, связанные с их неоднозначным описанием на естественном языке. Поэтому везде, где это возможно, следует переходить к формализованному описанию в алгебраической форме.
Выполнив процедуры дегагрегирования и устранив избыточность во множестве задач, удовлетворяющих критерию нижнего уровня. Множество элементов деятельности организации, для которой мы и конструируем организационную структуру, оказывается сформированным. Возникает естественный вопрос о единственности этого множества.
Можно предположить, что при неоднократных и независимых реализациях процедур дезагрегирования (в них условно включаются и операции по устранению избыточности) возникнут различные множества элементов деятельности, которые дадут основу для построения различных организационных структур. Рассмотрим этот вопрос на примерах, проанализировав возможные различия между элементами деятельности двух процедур дезагрегирования. Содержание этого анализа будем рассматривать как некоторые свойства.
Свойство 1. Процедуры дезагрегирования проводятся на этапе проектирования организации, и различия в элементах деятельности связаны с принципиальными особенностями в выбранных способах ее функционирования. В этой ситуации на базе двух множеств элементов деятельности могут быть построены совершенно различные организационные структуры, однако в этом «виноваты» не процедуры дезагрегирования, а следующие факторы:
– ошибки при оценке эффективности способов функционирования (т. е. вид выбранного критерия),
– отсутствие показателей, позволяющих проводить такую оценку способов функционирования (это либо полнота системы показателей, либо способы измерения этих показателей);
– определенные менеджмент ‒ интересы, которые задают режимы решения подзадач (например, не менее 60 % набора студентов должно быть по контракту или набор в группу провести только по контракту).
Свойство 2. Различия элементов деятельности двух множеств заключаются лишь в названиях и некоторыми незначительными различиями в содержании видов деятельности.
Их возникновение неизбежно при неоднократном проведении независимых процедур дезагрегирования и связано с возможностью изменения порядка дезагрегирования по установленным признакам. Так, при дезагрегировании задач, решаемых плановыми органами управления, в процессе проведения процедур могут появиться следующие задачи:
1) планирование научной работы ЮФУ на территории Ростовской области и на территории ЮФО;
2) планирование деятельности ЮФУ в укреплении научных связей между учебными заведениями ЮФО.
Анализ различий показывает, что:
– уровень различия в названиях по форме научной деятельности;
– различие в территориальном охвате;
– состав и содержание работ по планированию научной деятельности.
Этот пример показывает возможные проблемы при практической реализации процедур дезагрегирования. Очевидно, что любые решения (а тем более и неудачные) могут сильно сказаться на конструируемой организационной структуре.
Свойство 3. Элементы деятельности двух множеств либо совпадают, либо элемент одного множества является подзадачей некоторого элемента другого. Пусть а ‒ элемент деятельности, принадлежащий первому множеству, является подзадачей элемента b, принадлежащего второму множеству задач. На основе элементов первого множества построены рациональные сферы деятельности, в ряд которых «вошел» элемент деятельности а. Рассмотрим подзадачу с элемента деятельности b.
Аналогичную задачу с1 можно выделить и в первом множестве, так как по условию эти множества описывают один и тот же способ функционирования. Пусть задача с1 не вошла хотя бы в одну из построенных сфер деятельности, в которую вошел а. Тогда, поскольку в одни и те же рациональные сферы деятельности объединяются наиболее тесно связанные между собой задачи, получается, что подзадачи элемента деятельности b связаны между собой слабее, чем с некоторыми другими подзадачами, т. е. b не удовлетворяет критерию нижнего уровня.
Приходим к противоречию. Таким образом, хотя указанные различия иногда и возникают в связи с разной «глубиной» дезагрегирования в первой и второй процедурах, они не могут стать причиной построения разных организационных структур.
Рис. 1. Состав элементов деятельности, полученных в результате разных процедур дезагрегирования
Свойство 4. Элементы деятельности двух множеств описывают один и тот же способ функционирования и между ними возможны различия, изображенные на рис. 1. Здесь элементы деятельности а и b получены в результате разных процедур дезагрегирования. Они имеют две общие подзадачи (с, d), а ряд задач является подзадачами только одного из этих элементов. Поскольку два множества элементов деятельности описывают один и тот же способ функционирования, в первом множестве, которому принадлежит элемент а, можно выделить задачи h1, l1, k1, аналогичные задачам h, l, k.
Задачи с, d в качестве составляющих элемента деятельности а должны быть сильнее связаны с парой е, f, чем с задачами h1;k1, l1.
Однако в множестве b могут быть выделены задачи е1, f1, аналогичные задачам е, f. Тогда задачи с, d как составляющие элемента деятельности а должны быть сильнее связаны с h, l, k, чем с е1, f1. Полученное противоречие доказывает, что различия такого типа между элементами деятельности невозможны.
Приведенные рассуждения позволяют сделать вывод о том, что возможные различия элементов деятельности множеств, возникающие в результате независимого проведения ряда процедур дезагрегирования, не должны приводить к различиям в синтезируемых на их основе рациональных организационных структур.
Перейдем к вопросам определения взаимосвязей элементов деятельности. Часть из них может выявляться в ходе проведения операций дезагрегирования. Пусть на основе некоторой задачи a в результате горизонтального дезагрегирования по выходу первого рода выделено r задач, выходы которых обозначим yi (где i =1, 2, . . . , r).
Пусть каждый
выход принимает ряд значений 
. Тогда при дезагрегировании
необходимо выявить полный набор независимых требований, которым должна
удовлетворять совместная реализация y1 , y2 , . . . yim (если Yi ‒ числовое множество,
то эти требования могут иметь вид уравнений, неравенств и т. п.). Каждое из них
будет представлять связь между выделенными задачами, так как для выполнения
этих требований нужно координировать решение указанных задач. Такие связи задач
назовем связями по взаимодополнению их выходов. Так, если задача А
состоит в планировании развития железнодорожного транспорта, ее можно (в первом
приближении) дезагрегировать на три:
– планирование развития сети железных дорог;
– планирование развития локомотивного и вагонного парка;
– планирование развития видов тяги локомотивов.
Тогда в качестве связи по взаимозаменяемости выходов этих задач могут выступать нормативные оценки, фиксирующие зависимость между протяженностью железнодорожных путей и количеством локомотивов и вагонов.
Пусть задачи с выходами yt, (где i =1, 2, . . . , k) получены в
результате горизонтального дезагрегирования по выходу второго рода и . В процессе функционирования организации
может реализовываться n выходов yi, где n ≤ k.
Выбор конкретных yi и их значений осуществляется исходя из тех требований (в частности, многие из этих выходов могут иметь формальный вид), которым должна удовлетворять совместная реализация yi , (где i =1, 2, . . . , k). При дезагрегировании определяется полный набор требований, каждое из которых играет роль связи между выделенными задачами. Назовем их связями по взаимозаменяемости выходов.
Рассмотрим пример. Пусть предприятие занимается производством тракторов. Возможен выпуск n видов тракторов. Отсюда общая задача может быть дезагрегирована (горизонтальное дезагрегирование по выходу второго рода) на k подзадач с выходами yi , (где i =1, 2, . . . , k). Будем считать, что yi ‒ объем производства тракторов i-ro вида в течение квартала. Далее определяются требования, которым должна удовлетворять совместная реализация yi .
Пусть одно из таких требований ‒ выполнение квартального планового задания по общему объему производства, исчисляемого в условных тракторах. Тогда это требование выступит в роли связи по взаимозаменяемости выходов выделенных задач.
Итак, в процессе горизонтального дезагрегирования выходов задач могут быть выявлены два вида связей по выходу:
– связи по взаимодополняемости выходов задач (например, в каком соотношении следует выпускать трактора для полевых работ (тяговые) и трактора для дорожных работ (с ковшом и листом));
– взаимозаменяемости выходов задач.
Эти два вида связей «наследуются», т. е. если ряд задач выделен в результате нескольких последовательных операций горизонтального дезагрегирования, то им соответствуют все связи, выделенные при проведении этих операций. Связи последовательных стадий переработки следует выявлять при вертикальном дезагрегировании по выходу, так как выходы одних задач можно рассматривать как входы других.
Рассмотрим вопросы выявления связей по входу и оператору преобразования. Первые могут определяться при осуществлении операций идентификации, если они проводятся параллельно с операциями дезагрегирования. Выявление вторых производится следующим образом. На основе характеристик операторов преобразования (для всех выделенных элементов деятельности) формируется общий список средств, необходимых для их реализации (например, это специалисты различных' профессионально-квалификационных групп, виды технических средств и т. п.), каждый из которых и будет выступать в качестве связи соответствующих элементов деятельности.
Выделенное множество взаимосвязанных элементов деятельности является основой построения рациональной организационной структуры. Оно проводится в рамках процедур структуризации. В ходе такой процедуры происходит агрегирование элементов выделенного множества (именно по связям, обусловленным необходимостью координации), выявление иерархии относительно сильно связанных подмножеств, каждое из которых рассматривается как потенциальная сфера деятельности той или иной подсистемы организации.
| Предыдущая |