В.Е. Ланкин, Г.В. Горелова, В.Д. Сербин, Д.В. Арутюнова, А.В. Татарова, Г.Б. Баканов, Е.Л. Макарова
Исследование и разработка организационных систем управления в высших учебных заведениях
Монография. – Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2011. – 178 с.
| Предыдущая |
Приложение 2. Организационная структура учебного заведения и возможные подходы к ее построению
1. Понятия организационная структура системы управления
1.1. Формальное представление модели организационной структуры
Рассмотрим организацию как систему, призванную обеспечить решение определенной задачи. В нее входят специалисты различных профессий и квалификации, технические и прочие средства, используемые ими в своей работе. Обозначим множество специалистов и средств через А. Задача, стоящая перед организацией, как правило, конкретизируется через иерархическое множество подзадач, выполнение которых приводит к ее решению. Обозначим множества подзадач через B и пусть N ‒ число его элементов. Каждой из подзадач в свою очередь соответствует некоторая совокупность специалистов и средств, обеспечивающих ее решение. Согласно этому можно говорить о структуре множества А, которая определяется взаимосвязями его элементов по участию в решении одних и тех же задач из множества В, т. е. каждой задаче соответствует связь, охватывающая элементы, участвующие в ее решении (всего будем иметь N связей). Указанную структуру и будем называть организационной.
Возьмем одну из N связей. Она объединяет какую-либо группу элементов множества А. Назовем эту группу подсистемой данной организации. Следовательно, подсистема представляет собой комплекс элементов, нацеленных на решение одной из подзадач. Условимся называть задачу, стоящую перед подсистемой, ее функцией или сферой деятельности. Существование той или иной подсистемы может быть закреплено формально в масштабе всей организации, т. е. она представляет собой подразделение, а возможно, что она создана для решения некоторой задачи и не имеет официального статуса. Соответственно и среди связей, составляющих организационную структуру, можно выделить «формальные» и «неформальные», или говорить о двух формах их закрепления за отдельными элементами.
Итак, организационная структура определяется составом указанных связей (составом задач множества В), составом элементов, охватываемых каждой из них, и формой ее закрепления или, другими словами, составом, соподчиненностью и характеристиками подсистем организации.
Уточним понятие связи, которое в самом широком смысле включает: непосредственное взаимодействие элементов, материальные и информационные потоки между ними, свойства, которыми одновременно обладает ряд элементов объекта, и т.д. Таким образом, формально наличие связи фиксируется выделением некоторого набора из множества элементов объекта, причем направленным связям (например, потокам текущих поставок продукции) соответствуют упорядоченные наборы, а ненаправленным ‒ неупорядоченные. Часто указывается не только наличие связи, но и ее интенсивность.
Задачи, входящие в множество B (соответственно и подсистемы), в общем случае можно разделить на два класса. Решение задач первого класса является непосредственной реализацией процесса производства продукции, соответствующей функциональному назначению организации. Назовем такие задачи функциональными, а связанные с ними подсистемы ‒ функциональными подсистемами. Некоторые из них могут производить конечную продукцию, другие ‒ промежуточную, которая затем подвергается дальнейшей переработке. Например, для планирующей организации функциональными подсистемами служат подразделения, занимающиеся разработкой различных частей или разделов плана. Задачи второго класса связаны с обеспечением процесса функционирования организации и (или) ее совершенствованием. Если организация создается на длительный срок, то ее рационализация необходима для успешного выполнения возложенных на нее функций во времени, что позволяет рассматривать задачи, связанные с совершенствованием организации, как элементы множества B в соответствии с тем, как было определено выше. Назовем задачи этого класса обеспечивающими, а связанные с ними подсистемы ‒ обеспечивающими подсистемами.
Задачи, которые приходится решать организации в процессе ее функционирования, различаются и по другому признаку, в соответствии с которыми выделяются два типа задач:
1) задачи, необходимость решения которых предвидится заранее (хотя, возможно, результаты решений этих задач оцениваются и в некоторых вероятностных параметрах), назовем их регламентированными;
2) задачи, необходимость решения которых возникает в связи со случайными, непредвиденными явлениями как внутри организации, так и за ее пределами.
Естественно, что при построении организационной структуры рассматриваются в первую очередь регламентированные задачи, а для нерегламентируемых (т.е. случайных) следует предусматривать специальные механизмы, которые и задают надежность организационной структуры.
Следует отметить, что любая подсистема должна решать задачи подобного характера по отношению к себе самой. Сферы же деятельности обеспечивающих подсистем не ограничиваются самими этими подсистемами.
Уточнив смысл, который вкладывается в понятие «организационная структура», рассмотрим основные существующие подходы к ее построению.
Все подходы формирования организационных структур можно разбить на два класса:
а) процедуры, носящие в основном качественный характер;
б) формальные модели;
в) для любого варианта организационной структуры системы обязательно должно выполняться свойство эмерджентности.
Остановимся на второй группе методов, развитие которых, как уже было сказано, имеет в современных условиях особую актуальность.
Среди них можно выделить три типа моделей:
1) модели, основанные на построении регрессионных зависимостей между параметрами объекта и системы управления (регрессионные модели);
2) модели, в которых характеристики организационной структуры непосредственно связаны с показателями конечного эффекта функционирования организации и определяются исходя из требования их оптимизации (оптимизационные модели);
3) модели построения структур на основе косвенных критериев оценки их качества.
Модели первого типа представляют собой формулы, имеющие вид степенных (логарифмических) или линейных многофакторных уравнений регрессии вида
;
(1.1)
, (1.2)
где у ‒ некоторый параметр организационной структуры системы управления;
x1 х2, . . ., хm ‒ факторы, определяющие значение параметра (показатели, характеризующие объект управления);
a0, a1, а2, . . . , аm ‒ коэффициенты регрессии.
В качестве зависимых переменных уравнений регрессии выступают:
– нормативные значения численности работников по стадиям производства;
– оценки собственного и заемного капиталов организации (или что-то одно из них);
– объемы НИОКР, которые реализованы на предприятии;
– показатели производительности труда.
Могут быть использованы и другие показатели, но при этом важно, чтобы для любой пары xi и xj взаимная связь была бы практически равна нулю (это устанавливается соответствующим значением коэффициента автокорреляции).
Эти модели можно применять в комплексе совместно с типовыми структурами аппарата управления предприятием. Разработка последних «имеет целью обеспечение единого подхода к определению состава общезаводских и цеховых служб, их подчиненности, разделению труда по отдельным функциям и разграничению обязанностей по руководству функциональными органами».
Типовые структуры разрабатываются по группам предприятий и по предположению они отражают тенденции совершенствования управления на научной основе, дают возможность рационально построить аппарат управления с учетом специфических условий каждого предприятия. Такая возможность обеспечивается тем, что они не навязывают строго фиксированного состава подразделений, а допускают необходимый выбор. Таким образом, типовая структура рассматривается в качестве той основы, на которой с использованием указанных моделей должно производиться формирование организационной структуры аппарата управления конкретным предприятием.
Разработка и использование регрессионных моделей и типовых структур в ряде работ в настоящее время рассматривается не только для предприятий и объединений, но и для других видов организационных систем. Она рассматривается применительно к НИИ и КБ. Независимыми переменными здесь, например, являются: общий объем НИР и ИКР, среднегодовая стоимость основных фондов организации, количество договоров по тематике.
Таким образом, подход к формированию организационных структур, основанный на их типизации и использовании регрессионного анализа, предлагается для организаций широкого круга. Он уже довольно широко внедряется в практику. В то же время его возможности в определенной степени ограничены. Действительно, реализация такого подхода предполагает выявление прогрессивных форм построения аппарата управления, которые находят воплощение в типовой организационной структуре, распространяемой на определенную группу организаций. При этом копируются формы, полученные путем интуитивного поиска без соответствующего научного инструментария. Отсутствуют четкие критерии отбора таких форм, способы их синтеза в единую структуру.
ВЫВОД. Этот подход, следовательно, не содержит собственно методов формирования рациональной организационной структуры, а используемые в его рамках модели могут помочь лишь в перенесении имеющегося положительного опыта внутри выделенных групп организаций. Следует отметить, что и решение этого вопроса c применением регрессионных подходов нельзя считать удовлетворительным.
Построение оптимизационных моделей ‒ наиболее заманчивое направление развития методов формирования организационных структур. Однако принципиальные трудности, возникающие при установлении формальных зависимостей между показателями конечного эффекта функционирования реальных организаций (а для многих из них и само определение таких показателей) с параметрами структуры, весьма проблематичны. Во-первых, сложность задач управления обусловила немногочисленность соответствующих разработок. Во-вторых, ограниченность результатов в этой области и постановки, которые либо носят абстрактный характер, либо при своей довольно высокой сложности позволяют определять лишь небольшое число характеристик организационной структуры при априорном задании остальных. Примером последних служит модель, где критерием оптимальности выступает сумма приведенных затрат на создание и эксплуатацию системы управления предприятием и экономических потерь от запаздывания в принятии и согласовании управленческих решений.
Определяется такой состав работников и технических средств в отдельных звеньях системы управления, при котором указанный показатель принимает минимальное значение. При этом выполняется ряд ограничений:
‒ по общим объемам эксплуатационных расходов и капитальных затрат;
– по общей численности персонала по штатным категориям.
При этом считаются известными такие важнейшие характеристики организационной структуры, как число звеньев управления, функции каждого звена и др.
В моделях третьего класса формирование тех или иных параметров организационной структуры осуществляется исходя, например, из следующих требований:
– минимизации взаимодействия подразделений в процессе функционирования организации,
– максимизации однородности элементов (специалистов, технических и прочих средств), входящих в отдельные подразделения,
– максимизации скорости распространения информации от руководителей к подчиненным и т. д.
В значительной части этих моделей задача оптимизации определенных характеристик организационной структуры рассматривается как задача разбиения некоторого множества объектов (задач, рабочих мест, технологических операций и т. д.) на группы, обладающие заданными свойствами. Так, ставится задача построения структуры, позволяющей оптимизировать потоки информации на уровне подразделений. Для этого выделяется множество решаемых задач, и фиксируются информационные связи между ними. Требуется найти такое разбиение полученного неориентированного графа на подграфы, учитывая ряд ограничений, при котором число связей внутри подграфов будет максимальным. Таким образом, задача выбора оптимальной организационной структуры состоит в следующем. Найти такие значения переменных yik, (i = 1, 2, . . . , m), которые максимизируют функционал:
(1.3)
где
, если вершина i соединена с вершиной
j и 0 в противном
случае;
, если i -я вершина
входит в подграф k и 0 в противном случае;
п ‒ число вершин графа;
n– и n+ соответственно ‒ минимально и максимально допустимое количество вершин в подграфе;
m ‒ число подграфов, которое считается заданным и соответствует числу подразделений.
Оценивая последнюю группу моделей, можно отметить следующее:
1) значительная их часть носит характер концептуальных схем, и применение этих моделей к реальным организациям потребовало бы, по-видимому, их существенной модификации, а также необходима проработка большого числа вопросов относительно этих схем и вопросов, связанных с получением исходных данных.
2) многие из них направлены на построение одноуровневой организационной структуры и часто требуют априорного задания числа формируемых подсистем.
Кроме того, характеризуя современный уровень развития методов формирования организационных структур, следует указать, что до сих пор основным объектом исследований были предприятия, проблемы структуризации органов планирования и управления, которые хорошо описаны в литературе по менеджменту.
Сопоставляя (1.1), (1.2) и (1.3) как разные подходы в конструировании организационных структур, можно сделать вывод о необходимости разработки новых подходов (или улучшенных вариантов), позволяющих осуществлять синтез иерархических организационных структур, которые были бы:
– применимы к органам планирования и управления высшего уровня хозяйственной иерархии;
– позволяли бы формирование и конструирование организационной структуры, обеспечивающий наилучшие предпосылки для принятия как типовых, так и комплексных, системных решений,
– были бы готовыми для практического использования для различных типов систем (например, промышленные предприятия, учебные заведения, органы местного самоуправления, органы регионального управления и т.п.).
В данной работе предлагается способ конструирования организационных структур, который полностью отвечает этим требованиям.
| Предыдущая |