Бухгалтерия ИП: сроки хранения бухгалтерской отчётности

В процессе занятия предпринимательской деятельностью даже у небольшого предприятия за определённый период накапливается достаточно много бухгалтерской документации (счета, накладные, договора, декларации и пр.). Согласно действующему законодательству, все документы хозяйственной деятельности ИП должны храниться в течение определённого срока. Это необходимо не только для внутреннего учёта, но и для предоставления отчётности во время налоговых проверок, в судебных вопросах и т. п.
Современная бухгалтерская отчётность регламентируется двумя законодательными актами:
1. Законопроект №402-Ф3 «О бухгалтерском учёте».
2. Указ Минкультуры РФ о Перечне типовой управленческой архивной документации с определением сроков её хранения.
Согласно законопроекту №402-Ф3, к бухгалтерской документации относятся обязательства компании, факты хоздеятельности, доходы и расходы, источники привлечения финансов. Все документы, отображающие бухгалтерскую отчётность, являются разными, поэтому имеют свой индивидуальный срок и порядок сбережения.
В отличие от закона №402-Ф3, в котором указываются общие положения хранения бухгалтерских данных, в Перечне типовых управленческих решений содержится полный список документов с реальным сроком хранения каждого вида. Поэтому при возникновении вопросов хранения документации всем ИП юристы рекомендуют руководствоваться именно данной инструкцией.
Период хранения документации оговаривается в пункте 4.1. Установленный порядок относится не только к бумажной, но и к электронной и заверенной с помощью ЭЦП документации. Началом хранения бухотчётности считается 1 января года, идущим за годом составления документа.
Первичную документацию, бумаги, подтверждающие хозяйственную деятельность (чеки, счета, договора, акты приёма-сдачи и пр.), и все важные данные следует хранить на протяжении 5 лет. Счета-фактуры сохраняют не менее 4-х лет, документацию, подтверждающую наличие контактов с другими предприятиями, хранят также 5 лет.
Данные, фиксирующие выплаты работникам предприятия хранится на протяжении 75 лет (наибольший срок сбережения). 5 лет хранятся данные о лицевых счетах работников, начислении отпускных и премий, выплате пособий и пр. Квартальные данные об отчислениях в пенсионный и социальный фонды хранятся в течение 5 лет, годовые данные – на постоянной основе.
Согласно законодательству, предприниматель обязан обеспечить безопасные условия для хранения документов в надлежащем виде: защита от порчи, кражи и изменений основных показателей и данных. Зачастую для этих целей компания выделяет помещение, или же заключает договор со специализированной архивной организацией, которая самостоятельно хранит всю бухгалтерскую отчётность.