Положение об отделе внешних сношений (связей)

Отдел внешних сношений (связей) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору.

1. Организация научно-технического сотрудничества с иностранными фирмами и организациями.

2. Сбор и накопление технической информации о деятельности интересующих предприятие иностранных фирм и организаций.

3. Организация приема и обслуживание иностранных делегаций во время встреч и переговоров.

4. Организация обмена специалистами с иностранными фирмами.

1. Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. В состав отдела внешних сношений могут входить группа научно-технического сотрудничества и внешних связей, протокольная группа, группа технических переводов.

1. Группа научно-технического сотрудничества и внешних связей

1.1. Проведение необходимых мероприятий по научно-техническому сотрудничеству с иностранными фирмами и организациями в деле изучения и внедрения передового зарубежного опыта (сбор информации, установление деловых контактов с иностранными предприятиями, разработка планов совместной работы, обмен специалистами, организация работы с иностранными специалистами).

1.2. Разработка совместно с техническими отделами планов научно-технического сотрудничества с зарубежными организациями; контроль за исполнением.

1.3. Контроль за ходом монтажных и пусконаладочных работ импортного оборудования.

1.4. Организация проведения технических переговоров с представителями зарубежных фирм.

1.5. Разработка мероприятий по реализации соглашений, достигнутых во время переговоров с зарубежными фирмами.

1.6. Сбор и накопление информации по международному опыту в решении отдельных проблем.

1.7. Оформление заявок на получение технической документации и образцов новой техники от иностранных фирм и организаций.

1.8. Подготовка технической документации и образцов новой техники для передачи их иностранным фирмам и организациям.

1.9. Оформление документов для посещения международных конференций, симпозиумов и выставок специалистами предприятия.

1.10. Подбор и оформление (совместно с отделом кадров и соответствующими службами) специалистов для командирования за границу с целью изучения зарубежного опыта.

1.11. Контроль за своевременным оформлением отчетов и предложений по результатам поездок на зарубежные фирмы, предприятия.

2. Протокольная группа

2.1. Организация протокольных мероприятий, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и отдельных специалистов на предприятии.

2.2. Организация проведения экскурсий для делегаций и отдельных специалистов на предприятии.

2.3. Организация проведения консультаций, лекций иностранными специалистами для отдельных подразделений предприятия.

2.4. Оформление документации для всех прибывающих на предприятие иностранных специалистов.

2.5. Организация обслуживания иностранных специалистов, командированных на предприятие (производственно-техническое, культурное, жилищно-бытовое и т. д.).

3. Группа технических переводов

3.1. Обеспечение переводчиками иностранных специалистов, работающих на предприятии, а также иностранных делегаций.

3.2. Обеспечение переводчиками переговоров с иностранными фирмами и организациями.

3.3.  Перевод каталогов, проспектов, журналов и другой технической документации.

1. С отделом главного конструктора, отделом главного металлурга, отделом главного механика и другими техническими службами предприятия

Получает: проект планов научно-технического сотрудничества с зарубежными фирмами и организациями; технические отчеты по загранкомандировкам; заявки на технические материалы иностранных фирм и организаций; техническую документацию для осуществления перевода; заявки на организацию переговоров по монтажу импортного оборудования, устранению дефектов.

Представляет: планы научно-технического сотрудничества с иностранными фирмами; техническую документацию и информационный материал иностранных фирм, переведенные на русский язык, планы реализаций предложений по результатам загранкомандировок специалистов предприятия; организационно-техническое обеспечение совместных встреч и переговоров с иностранными специалистами.

2. С главной бухгалтерией, финансовым отделом

Получает: сведения о размере выделенных финансовых ресурсов на организацию встреч, симпозиумов с иностранными специалистами и загранкомандировки.

Представляет: плановые и отчетные документы для оформления оплаты мероприятий, связанных с пребыванием иностранных делегаций н специалистов на предприятии.

3. С железнодорожным цехом

Получает: необходимую документацию для оформления получения грузов от иностранных фирм.

Представляет: планы отправки и получения грузов от иностранных фирм.

4. С планово-экономическим отделом, отделом организации труда и заработной платы

Получает: утвержденные планы по численности работников; положения о премировании работников отдела из фонда материального поощрения, консультации по трудовым вопросам; данные о выполнении плана для подведения итогов социалистического соревнования.

Представляет: расчеты по расходам, связанным с пребыванием иностранных специалистов на заводе.

5. С отделом кадров

Получает: документы для выезда советских специалистов за границу, исходную информацию для отбора специалистов для работы за границей.

Представляет: необходимые сведения для оформления специалистов для работы за границей.

1. Требовать от соответствующих служб предприятия предложения, рекомендации, материалы, отчеты и техническую документацию о работе, связанной с иностранными фирмами, организациями и отдельными специалистами.

2. Представлять предприятие во всех внешнеторговых организациях страны.

3. Использовать средства на приемы иностранных делегаций и отдельных представителей фирм и организаций согласно утвержденной смете.

4. Осуществлять контроль за работой сотрудников предприятия, непосредственно работающих с иностранными специалистами.

5. Налагать дисциплинарные взыскания в пределах своей компетенции на работников отдела.

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.