ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте).
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно:
- в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела;
- на таможенном посту - начальнику поста.
1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.
1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:
- положением о структурном подразделении (отделе);
- приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа;
- типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
- должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.
2. ПРАВА
2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право:
- требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
- не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.
3. ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:
- принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
- осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;
- составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;
- принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;
- передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;
- формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
- подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
- передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица);
- ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год;
- обеспечивать учет и хранение бланков документов;
- давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.
Другие инструкции в разделе:
- Должностная инструкция контролера-кассира;
- Должностная инструкция управляющего отделением банка;
- Должностная инструкция инженера по качеству.