К. А. Волков, А. Н. Приходько,
Т. А. Расина, И. М. Шутова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Учебное пособие. Санкт-Петербург, 2009.

АННОТАЦИЯ

Представлены сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии
регистрации, учета и хранения документов, о роли, функции и специфике работы секретаря руководителя.

Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов. Приводятся образцы важнейших видов управленческих документов.

Пособие предназначено для студентов специальности 270115 – экспертиза и управление недвижимостью, изучающих документирование в управленческой
деятельности, а также для практических работников управления.

Учебное пособие является электронной версией книги:
Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009. – 140 с.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение
1. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
1.3. Виды документов и их классификация
1.4. Правила оформления управленческих (организационно- распорядительных) документов
1.5. Размеры бумаги, применяемые в документировании
1.6. Правила оформления реквизитов
2. Организация документооборота и передачи корреспонденции. Работа с документами
2.1. Понятие и принципы организации документооборота
2.2. Порядок обработки поступающих документов
2.3. Порядок обработки отправляемых и внутренних документов
2.4. Учет количества документов
3. Правила регистрации и индексирования документов
3.1. Понятие и системы регистрации документов
3.2. Формы и порядок регистрации документов
3.3. Контроль исполнения документов
3.4. Анализ данных об исполнении документов
4. Составление номенклатур и текущее хранение дел
4.1. Составление номенклатур дел
5. Подготовка дел к сдаче в архив
5.1. Экспертиза ценности документов
5.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение
6. Организация делопроизводства
6.1. Организационная структура и функции службы делопроизводства
6.2. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы
6.3. Инструкция по документированию управленческой деятельности
6.4. Табель форм документов, применяемых в организации
6.5. Технические средства, используемые в делопроизводстве
7. Работа с документацией по личному составу
7.1. Оформление заявлений по личному составу
7.2. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу
7.3. Ведение трудовой книжки и личной карточки рабочих и служащих
7.4. Оформление трудового договора
7.5. Оформление характеристики
7.6. Оформление автобиографии и резюме
8. Работа с организационно-распорядительной документацией
8.1. Организационная документация
8.2. Распорядительные документы
9. Документирование информационно-справочных материалов
9.1. Справки
9.2. Докладные и объяснительные записки
9.3. Акты
9.4. Протоколы
10. Оформление деловых писем
10.1. Деловое письмо и его функции
10.2. Разновидности деловых писем
10.3. Общая структура делового письма
Рекомендуемая литература
Приложения

Введение
Составление документов и осуществление документооборота называется делопроизводством, а документы, отправляемые в какой-либо адрес или получаемые из него, – корреспонденцией.

Цель дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция» – изучение технологии и организации делопроизводства для обеспечения эффективной системы подготовки документов (корреспонденции), работы с ними, их хранения и уничтожения (по истечении срока хранения).

Задачи дисциплины:
- знать основные правила подготовки документов и документооборота, работы с документами (корреспонденцией), их хранения и уничтожения;
- знать структуру подразделений и функциональные обязанности должностных лиц, участвующих в подготовке и работе с документами;
- знать организационную и электронно-вычислительную технику и средства связи, используемые при подготовке и работе с документами;
- освоить составление документов;
- уметь организовывать своевременную доставку и прием корреспонденции, четкую работу с документами должностных лиц, надлежащее их хранение и уничтожение (по истечении сроков хранения), широко используя возможности организационной и электронно-вычислительной техники и средств связи;
- иметь представление о перспективах развития технологии и методов организации делопроизводства с постоянным расширением использования новейшей организационной и вычислительной техники, а также перспективных средств связи (вплоть до космической).

Делопроизводство как объективная потребность общества сформировалась одновременно с появлением письменности. Когда люди научились фиксировать свои мысли, в частности устную речь, появились различного рода документы. К ним относят частные письма, долговые расписки, государственные указы и распоряжения, дипломатическую переписку.

Первые специализированные органы российской государственной
власти – приказы – сформировались в XV–XVI вв. в связи с потребностью централизованного управления. Они создавались в Москве и предназначались для управления хозяйственной деятельностью Московсколись приказные палаты и избы, которые осуществляли государственную власть на местах и подчинялись центральным приказам. Между приказами и приказными палатами и избами как органами центральной власти функционировали многочисленные распорядительные и отчетные документы. Так возникло приказное делопроизводство. Во главе приказов стояли бояре и помещики, т. е. чиновники, осуществляющие приказное делопроизводство. Они происходили из служивого дворянства и духовенства, именовались дьяками, подьячими и делились на старших, средних, младших.

Ряд приказов занимался строительством и реконструкцией многочисленных городов, возводившихся для закрепления осваиваемых после крушения татарских ханств земель (в степных районах европейской России, в Поволжье, на Каме, в Предуралье и Сибири). Основная роль среди них принадлежала Разрядному приказу, ведавшему строительством городов-крепостей в пограничных южных районах и районах Поволжья, а также перестройкой старых городов. Сибирский приказ занимался исключительно Сибирью из-за огромных территорий этой земли.

В особо важных случаях на время выполнения строительных работ учреждался специальный Городской приказ. Градостроительством и выделением участков под постройку занимались Поместный, Земской и Сыскной приказы.
Специальным строительным учреждением в России этого периода был сформированный в 1584 г. Каменный приказ, занимавшийся каменным строительством и заготовкой строительных материалов, заключением подрядных договоров на строительство и распределением мастеров всех профессий.

Важнейшей задачей Разрядного, Каменного, Сибирского приказов было создание чертежного дела, развитию которого способствовали иностранные специалисты на русской службе.

В начале XVIII в. на смену устаревшей системе приказов Петр I утверждает Генеральный регламент государственных коллегий, согласно которому в 1718–1720 гг. были созданы 12 коллегий (военная, адмиралтейств, иностранных дел, государственных доходов, государственных расходов, горнозаводской и фабричной промышленности, духовная – синод, ревизионная и др.). Впоследствии число коллегий возросло до 16.
(В настоящее время в здании двенадцати коллегий Санкт-Петербурга размещается Государственный университет.)

Процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата происходил в течение всего XVIII в. В начале XIX в. петровские коллегии были заменены министерствами.

В 1812 г. при министерствах были организованы канцелярии, осуществляющие служебную переписку министерств и оформление текущей документации. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от других министерств.

В этот период численность чиновников резко возросла. Это влияло на рост объема документации, на увеличение количества инстанций ее прохождения. Решение важных государственных вопросов затягивалось, а иногда и вообще терялось в бумажном потоке.

После 1917 г. на территории бывшей Российской империи систему государственной власти представляли Советы народных депутатов, Съезд народных депутатов и Верховный Совет СССР. Высшим исполнительным органом государственной власти являлся Совет министров СССР – Правительство СССР. В состав Совета министров до 1991 г. входило около 50 министерств и различных комитетов в ранге министерств. Многие из них имели аналоги в советах министерств каждой союзной и автономной республики, в аппарате управления краями, областями, районами
и городами. Все это привело к образованию огромной армии аппарата
управления страной, требующей больших финансовых расходов.
В настоящее время главой государства (РФ) является президент, законодательный орган – Государственная дума, состоящая из нижней и верхней палат. Исполнительный орган – Совет министров во главе с премьер-министром.

В настоящее время решение проблемы управления документацией в развитых странах состоит из двух основных этапов. Первый этап – 1970–1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 1980-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Электронная версия книги: [Скачать, PDF, 1.14 МБ].

Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.