Г.Я.
Гольдштейн
Основы менеджмента
Конспект лекций. Таганрог: ТРТУ, 1997.
| Предыдущая |
6. ПРОЦЕССЫ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЕ
6.1. Содержание процесса управления
Процесс управления - деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная на достижение целей фирмы путем реализации определенных функций с использованием методов управления.
Как правило, процессы управления фирмой очень многообразны (см. раздел.3), многомерны и имеют сложную структуру (состоят из большого числа стадий и фаз). В общем смысле процесс управления состоит из общих функций управления, которые объединяются в циклы управления (рис.22).
Рис. 22. Цикл управления
6.2. Место решения в процессе управления
Решение - центральный момент всего процесса управления. Можно сказать, что сутью профессии менеджера является принятие решений.
В широком смысле это понятие включает и подготовку решения (планирование), в узком смысле это выбор альтернативы. В рамках перспективного планирования принимаются основополагающие решения (что делать?), затем в процессе текущего планирования, организации, мотивации, координации, регулирования, изменений планов - решения в узком смысле (как делать?), хотя такая граница является условной.
На практике проблема решения специфична давлением
сроков, недостатком квалификации или информации для решения, ненадежностью методов,
склонностью менеджеров к рутине, разногласиями между лицами, принимающими решение
(ЛПР). Все виды решений, принимаемых в процессе управления, можно классифицировать
по многочисленным признакам:
- по объекту решения (ориентированные на цели или средства, основополагающие
структурные или ситуационные );
- надежности исходной информации (на основе надежной информации, рисковые и
ненадежные);
- срокам действия последствий (долго-, средне-, краткосрочные);
- связи с иерархией планирования (стратегические, тактические, оперативные);
- частоте повторяемости (случайные, повторяющиеся, рутинные);
- производственному охвату (для всей фирмы, узкоспециализированные);
- числу решений в процессе их принятия (статические, динамические, одно- и многоступенчатые);
- ЛПР (единоличные, групповые, со стороны менеджеров, со стороны исполнителей);
- учету изменения данных (жесткие, гибкие);
- независимости (автономные, дополняющие друг друга);
- сложности (простые и сложные).
Наиболее типичные решения, принимаемые менеджерами
фирм, можно классифицировать следующим образом (исследования в Германии в 1983г.):
- ситуационные, рутинные, ведомственные решения;
- решения средней сложности (текущие уточнения области деятельности, решения
под стрессом и при давлении сроков, решения в исключительных случаях);
- инновационные и определяющие решения.
6.3. Структура и процесс принятия решения
Процесс принятия решения определяется в значительной мере четкостью его структуры.
Решение с четко выраженной структурой может быть представлено так, как это показано на рис. 23.
Рис. 23. Четко структурированное решение
По прогнозируемым пакетам данных D могут быть рассчитаны для альтернативных решений А прогнозируемые результаты К. Далее с учетом возможности риска выбирается альтернатива Aopt, которая наилучшим образом соответствует цели А.
Слабо структурированное решение представлено на рис. 24. Принятое решение оказывает воздействие и на ЛПР (ответственность, углубление интуиции, приобретение опыта).
Рис. 24. Слабо структурированное решение
Ход решения можно рассматривать как выполнение взаимосвязанного набора этапов и подэтапов процесса решения. В каждом конкретном случае этот процесс будет естественно уточнен и индивидуализирован (табл.6.1).
Таблица 6.1
Содержание основных фаз принятия и реализации решения
|
Фаза
|
Содержание фазы
|
| 1. Сбор информации овозможных проблемах | 1.1. Наблюдение за внутренней средой фирмы 1.2. Наблюдение за внешней средой |
| 2. Выявление и определение причин возникновения проблемы | 2.1. Описание проблемной ситуации 2.2. Выявление организационного звена, где возникла проблема 2.3. Формулировка проблемы 2.4. Оценка ее важности 2.5. Выявление причин возникновения проблемы |
| 3. Формулирование целей решения проблемы | 3.1. Определение целей фирмы 3.2. Формулировка целей решения проблемы |
| 4. Обоснование стратегии решения проблемы | 4.1. Детальное описание объекта 4.2. Определение области изменения переменных факторов 4.3. Определение требований к решению 4.4. Определение критериев эффективности решения 4.5. Определение ограничений |
| 5. Разработка вариантов решения | 5.1. Расчленение задачи на подзадачи 5.2. Поиски идей решения по каждой подзадаче 5.3. Построение моделей и проведение расчетов 5.4. Определение возможных вариантов решения по каждой подзадаче и подсистеме 5.5. Обобщение результатов по каждой подзадаче 5.6. Прогнозирование последствий решений по каждой подзадаче 5.7. Разработка вариантов решения всей задачи |
| 6. Выбор лучшего варианта | 6.1. Анализ эффективности вариантов решения 6.2. Оценка влияния неуправляемых параметров |
| 7. Корректировка и согласование решения | 7.1. Проработка решения с исполнителями 7.2. Согласование решения с функциональновзаимодействующими службами 7.3. Утверждение решения |
| 8. Реализация решения | 8.1. Подготовка рабочего плана реализации 8.2. Его реализация 8.3. Внесение изменений в решение в ходе реализации 8.4. Оценка эффективности принятого и реализованного решения |
На практике, разумеется, все проходит не так гладко:
- подэтапы могут проходить не в такой очередности, они могут срываться, перескакивать,
подчиняться обратным связям, перекрытиям, параллельному движению;
- процесс принятия решения тем более индивидуален, чем решение сложнее;
- ограниченный объем информации ограничивает рациональность решения, растет
роль интуиции;
- предварительные установки по альтернативам влияют на выбор решения;
- нет стремления к оптимальному решению, если есть удовлетворяющее;
- участие нескольких лиц и организационные условия изменяют порядок прохождения
подэтапов;
- менеджеры различным образом вмешиваются в структуру и процесс принятия решений,
влияя, таким образом, на их качество.
Наиболее часто встречаются следующие случаи вмешательства
менеджеров:
- априорное определение лица, принимающего решение к исполнению;
- определение круга лиц, участвующих в решении;
- участие ЛПР в его исполнении;
- определение момента решения и его места;
- определение методики и калькуляции решения;
- задание целей и их относительной важности;
- ограничение числа альтернатив;
- привлечение лиц определенной компетентности;
- контроль хода решения;
- предоставление или ограничение информации;
- ссылки на аналогичные решения;
- моральное и материальное воздействие;
- расширение свободы в решениях;
- возложение ответственности за решения.
6.4. Распределение полномочий на принятие решений
Возможны два направления распределения полномочий:
- делегирование полномочий,
- централизация решения.
Наиболее типично следующее распределение решений (для западных фирм).
Высокая централизация:
- решения по инвестициям,
- финансовые решения,
- персональные назначения в высшем руководстве.
Ограниченная централизация:
- решения по НИОКР.
Ограниченное делегирование:
- решения по инвестициям в пределах бюджета,
- решение о персонале.
Высокое делегирование:
- текущие производственные вопросы,
- решения о сбыте продукции.
Делегированию решений способствуют (положительная
корреляция):
- величина предприятий,
- номенклатура продукции,
- компьютеризация управления,
- динамика НТП,
- изменчивость окружающей среды,
- приемлемость цен спроса,
- межпроизводственная кооперация.
Делегирование и централизация принятия решения может иметь разные последствия (табл.6.2).
Таблица 6.2
Последствия делегирования и централизации решений
|
Результат |
Преимущества делегирования Недостатки централизации |
Недостатки делегирования |
|
Успех фирмы |
Улучшение результатов из-за повышения ответственности исполнителей; |
Требуется высокая квалификация низших уровней управления; |
|
Качество решений |
Высшее руководство может сосредоточиться на стратегических решениях; |
Недостаточная однородность принимаемых решений; |
|
Загрузка менеджмента |
Разгрузка верхних уровней; |
Загрузка подчиненных уровней; |
|
Координация |
Самоопределение подчиненных уровней управления; |
Возможность конфликта с нижними уровнями управления; |
|
Социально-психологические эффекты |
Дополнительные возможности развития низших уровней управления; |
Перепоручения подчиненным уровням управления (снятие ответственности); |
6.5. Риск при принятии решений
Под риском понимается опасность ошибочного решения. Поскольку риск - опасность потерь, он означает негативное отклонение от цели. Так как будущее никогда неизвестно, все решения связаны с риском.
Риск может заключаться во влиянии на рентабельность, доходы, затраты, оборот и ликвидность (возможность всегда оплачивать свои счета).
Можно различать риск:
- общий (угрожает предприятию как целому);
- специальный по фактору (сырьевой, по оборудованию, энергии, персоналу, капиталу);
- специальный при изготовлении продукции (брак, не те способы, в НИОКР, в хранении);
- специальный при оценке продукции (при сбыте, в цехах, в гарантиях, в оплате).
Риск можно подразделить на калькулируемый и не калькулируемый, страхуемый и нет.
Для влияния на все виды риска у менеджера имеется определенный инструментарий (рис.25).
Рис. 25. Инструментарий снижения влияния риска
|
Эластичность |
- многофункциональность средств производства и персонала. |
|
Стимулирование сотрудников |
- связь их интересов с риском. |
|
Системы обеспечения |
- охрана труда, пожарная безопасность, безопасность от провала, растрат, надежность продукции. |
|
Сокращение систем |
- дублирование ненадежных элементов. |
|
Указатели ошибок |
- тревожная сигнализация перед отказом. |
|
Быстрое отключение |
- нулевые схемы при критической ситуации. |
|
Ограничение риска |
- выбор правовой формы, рассредоточение, встречные сделки, оговорки о собственности, незначительная наличность в кассе, рассредоточение складов, производств, патентная защита. |
|
Перекладывание риска |
- на третьих лиц (поставщиков, кредиторов, наемных работников, покупателей, государство). |
|
Обеспечение |
- договор о страховании. |
6.6. Математический инструментарий принятия решения
Этот инструментарий (экономико-математические модели и методы - ЭМММ) представляет собой логический системный подход к решению проблемы управления. Схематически его можно изобразить, как это показано на рис. 26.
С точки зрения ЭМММ центральным моментом становится конструирование модели - абстрактного представления существующей проблемной ситуации. Обычно такая модель представляется в виде математического соотношения или графика.
Рис. 26. Использование ЭМММ при принятии решения
Предположим, фирма продает продукт по цене 20$, а его себестоимость - 5$. Полная прибыль составит
z = 20x-5x,
где x - число проданных единиц продукта, x и z - переменные, причем x - независимая, z - зависимая переменная; числа 20 и 5 - параметры.
Это соотношение - модель определения прибыли фирмы. Предположим, что продукт делается из стали и что фирма имеет 100 кг стали в своем распоряжении. На единицу продукта идет 4 кг стали. Следовательно, 4x = 100 кг.
Теперь модель выглядит так:
z = 20x - 5x. (1)
4x = 100. (2)
Здесь уравнение (1) - целевая функция, а уравнение ресурсов (2) - ограничение, то есть управленческое решение будет моделироваться так:
max z = 20x - 5x при 4x = 100.
Итак, если менеджер решает продать 25 единиц продукта (x = 25), фирма получит прибыль z=375$. Заметим, что эта величина не действительное решение, а скорее информация, которая служит рекомендацией или руководством, помогающим менеджеру принять решение.
Некоторые модели не дают ответа и рекомендаций по решению. Однако они обеспечивают описательные результаты: эти результаты описывают моделируемую систему (например, дисперсия продаж некоторых товаров по месяцам в течение года). Менеджер не прямо применяет полученный результат как решение, но сопоставляет его со своими оценками и прогнозами. Если менеджер не использует результаты ЭМММ, то эти результаты нереализуемы. Если это так, то должны быть введены дополнительные ресурсы или усилия при решении проблемы, конструировании модели и ее решении.
Результаты моделирования и решения основаны на сравнении путем обратной связи с первоначальной моделью. Эта модель может модифицироваться при испытаниях в различных условиях и будущих решениях менеджера. Результаты могут указывать, что проблема полностью не охвачена ранее и это требует изменений или реконструкции первоначальной модели. В этом случае ЭМММ представляют непрерывный процесс, а не одиночное решение одиночной проблемы.
Классификация ЭМММ приведена на рис. 27. В курсе ЭМММ подробно рассматривается большая часть этих процедур. Здесь далее содержится краткий общий обзор методов и оценка их практической применимости в современном менеджменте.
Рис. 27. Классификация ЭМММ
Наиболее популярна техника линейного программирования. К ней проводят задачи, связанные с ограничениями (по ресурсам, времени, рабочей силе, энергии, финансам, материалам) и с целевой функцией типа максимизации прибыли. Существенным является линейность функциональных соотношений в математической модели. Конкретная техника решений состоит в использовании алгоритма последовательных шагов (т. е. программы).
При использовании вероятностных процедур, в отличие от линейного программирования, результаты носят вероятностный характер и должны содержать некоторую неопределенность и возможность присутствия альтернативных решений.
Процедуры управления запасами специально разработаны для анализа проблем запасов, что характерно для большинства коммерческих фирм. Эта частная функция управления вносит существенный вклад в издержки любого бизнеса.
Сетевые модели более диаграммы, чем точные математические соотношения. Они представляют в наглядной форме систему действий для их анализа.
Другие процедуры являются многоступенчатыми (программными), но отличными по постановке от линейной задачи.
Практическое использование математических процедур принятия решения характеризуется следующими данными. В США по состоянию на 1980 г. в учебных заведениях, правительственных учреждениях, бизнесе и промышленности частота использования процедур характеризуется данными табл. 6.3.
Таблица 6.3
Частота использования и относительная важность процедур
|
Процедура |
% пользователей |
Ранг полезности |
Общий ранг |
Место по важности |
|
Линейное программирование |
83,8 |
2 |
2,4 |
2 |
|
Имитационные модели |
80,3 |
1 |
1,25 |
1 |
|
Сетевые модели |
58,1 |
4 |
6,9 |
4 |
|
Теория очередей |
54,7 |
7 |
12,7 |
5 |
|
Дерево решений |
54,7 |
3 |
5,5 |
3 |
|
Анализ замещений |
38,5 |
5 |
13,0 |
6 |
|
Интегральное программирование. |
38,5 |
6 |
15,6 |
7 |
|
Динамическое программирование |
32,5 |
11 |
38,8 |
10 |
|
Марковские процессы |
31,6 |
10 |
31,6 |
9 |
|
Нелинейное программирование |
30,7 |
9 |
29 |
8 |
|
Программированные результаты |
20,5 |
8 |
39 |
11 |
|
Теория игр |
13,7 |
12 |
88 |
12 |
Итак, мы видим, что в практическом менеджменте наибольшее
значение придается:
- имитационным моделям,
- линейному программированию,
- графам (деревьям) решений,
- сетевым моделям,
- теории очередей (задачам массового обслуживания),
- анализу замещения,
- интегральному программированию.
Частота использования различных методов респондентами отражена в табл. 6.4.
Таблица 6.4
Доля респондентов, использующих конкретные методы
|
Сфера управления |
% респондентов |
|
Статистический анализ |
98,4 |
|
Имитация на компьютерах |
87,1 |
|
Сетевые методы |
74,1 |
|
Линейное программирование |
74,2 |
|
Теория очередей |
59,7 |
|
Нелинейное программирование |
46,8 |
|
Динамическое программирование |
38,7 |
|
Теория игр |
30,6 |
Распределение использования ЭМММ по областям бизнеса характеризуется данными табл. 6.5.
Таблица 6.5
Использование ЭМММ в конкретных сферах управления бизнесом
|
Сфера управления |
% респондентов |
|
Планирование проектов |
66,2 |
|
Бюджеты капвложений |
59,6 |
|
Планирование продукции |
56,4 |
|
Анализ запасов |
51,6 |
|
Бухучет |
50,0 |
|
Планирование маркетинга |
46,8 |
|
Контроль качества |
41,9 |
|
Размещение предприятий |
40,3 |
|
Эксплуатация |
48,7 |
|
Управление персоналом |
32,3 |
| Предыдущая |