А.Н. Асаул, В. И. Павлов, Ф. И. Бескиерь, О. А. Мышко
Менеджмент корпорации и корпоративное управление
СПб.: Гуманистика, 2006.
| Предыдущая |
Раздел 1. Формирование системы мненджмента в корпорациях
Глава 4. Корпоративные информационные системы управления в строительных холдингах
4.2 Создания единого информационного пространства в холдинге на основе комплексной информационной системы «Галактика»
В современных условиях возникло целое поколение строительных холдингов с открытой, распределенной и переменной сетевой структурой. Внутри холдинг-компании сосредоточиваются важнейшие стратегические ресурсы и накапливаются знания. Менее значимые процессы и компоненты выводятся наружу и доверяются дочерним организациям, поставщикам, подрядчикам и прочим внешним партнерам. Подобная стратегия организации управления строительным холдингом позволяет собрать воедино и более эффективно использовать ограниченные ресурсы, выделить больше средств на развитие, подготовку и переподготовку персонала, закупку современных строительных машин и механизмов, оборудования, наем специалистов высшей квалификации.
Развитие электронной коммерции и электронного бизнеса заставляет строить отношения как с поставщиками товарно-материальных ценностей, так и их потребителями по-новому. Применение новых информационных технологий позволяет ускорить весь процесс анализа потребностей, планирования закупок, отслеживания действий поставщиков и оценки конечных результатов.
В целях повышения эффективности системы управления в нашей книге на примере строительного холдинга «Югорскремстройгаз» разработана и представлена единая интегрированная информационная технология автоматизации процессов регистрации, передачи и обработки информации.
Предметом научной разработки стали особенности функционирования структурных подразделений (дочерних организаций) строительного холдинга «Югорскремстройгаз» при ведении управленческого и бухгалтерского учета.
В ходе выполнения работ по созданию проекта единого информационного пространства в холдинге на основе корпоративной информационной системы «Галактика» нами проделано следующее:
- произведен опрос руководителей структурных подразделений (дочерних организаций), а также анализ выполняемых функций и взаимодействие специалистов с целью выявления наиболее значимых управленческих проблем;
- проведен анализ существующего документооборота основных структурных подразделений (дочерних организаций) «Югорскремстройгаза»;
- выполнено исследование применяемых в холдинге информационных технологий и процедур обработки данных.
Основными направлениями совершенствования и автоматизации системы управления в строительном холдинге стали:
- приоритетные направления и задачи совершенствования системы управления строительным холдингом;
- существующие технологические схемы и проблемы информационного обеспечения процессов планирования и подготовки ремонтных и строительно-монтажных работ, управления затратами, себестоимостью, дебиторской и кредиторской задолженностью, материальными и финансовыми ресурсами;
- рекомендации по автоматизации документооборота между структурными подразделениями (дочерними организациями) строительного холдинга;
- функциональные требования к построению автоматизированной системы управления хозяйственно-экономической деятельностью холдинга;
- рекомендуемые схемы реализации бизнес-процессов при использовании корпоративной информационной системы «Галактика»;
- состав необходимых каждому структурному подразделению холдинга рабочих мест в условиях применения новой информационной технологии;
- рекомендуемая программа действий по план-графику внедрения автоматизированной системы.
Создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы «Галактика» и системы электронного документооборота позволит решить проблему сбора учетных данных и переключить усилия специалистов строительного холдинга с рутинной деятельности на собственно управленческую: планирование, анализ, оценку эффективности отдельных бизнес процессов.
Реализация новой информационной технологии управления холдингом позволит обеспечить высшее руководство и специалистов достоверной оперативной информацией о состоянии и движении материальных и финансовых средств, что в конечном итоге позволит качественно совершенствовать систему управления в строительном холдинге.
В результате внедрения предложенных нами новых программно-технических средств работники строительного холдинга получат три новых источника знаний для исследования и анализа производственно-хозяйственной и экономической деятельности компании:
1. Каталоги и содержимое всех хозяйственных первичных документов, фиксируемых в оперативном контуре корпоративной информационной системы «Галактика»;
2. Сведения о движении материальных и финансовых средств, с привязкой к основаниям, обусловившим эти операции;
3. Статистическую информацию о движении документов по различным службам строительного холдинга с момента их возникновения до момента их помещения в архив отработанных документов.
Ввиду того, что структура подразделений (дочерних организаций) строительного холдинга «Югорскремстройгаз» имеет сильное территориальное разветвление, и поэтому одновременного внедрения всех компонентов информационной системы добиться очень сложно, то внедрение целесообразно поводить поэтапно.
Эти этапы можно представить с учетом территориальной группировки объектов следующим образом:
1 этап – Администрация холдинг-компании «Югорскремстройгаз», Управление механизации строительства, Ремонтно-строительное управление-2, Ремонтно-строительное управление-3, Завод строительных материалов, База управления материально-технического обеспечения и комплектации – г. Югорск с сервером базы данных в Администрации холдинг-компании.
2 этап – Ремонтно-строительное управление-8, Ремонтно-строительное управление-7, Ремонтно-строительное управление-10, Ремонтно-строительное управление-1 г. Белоярский с сервером базы данных в Ремонтно-строительном управлении -8.
3 эпап – включает в себя последовательное внедрение системы в подразделениях: Ремонтно-строительное управление-4 (Игрим), Ремонтно-строительное управление-6 (Андра), Ремонтно-строительное управление-9, Ремонтно-строительное управление-5 (Надым), Ремонтно-строительное управление-11 (Пуровский), Ремонтно-строительное управление-12 (Краснотурьинск), ВХ Ремонтно-строительное управление (Вонъеган), ПХ Ремонтно-строительное управление (Перегребное), Ремонтно-строительное управление-13 (Пр. Хетта), ПлХ Ремонтно-строительное управление (Пелым).
Рекомендуемый нами механизм проведения пуско-наладочных работ по созданию единого информационного пространства в холдинге на основе корпоративной информационной системы «Галактика» следующий.
Внедрение по первой очереди будет проводиться поэтапно, сначала необходимо внедрение оперативного и бухгалтерского контуров, модулей «заработная плата» и «управление персоналом». На втором этапе – модулей по управлению капитальным строительством, ремонтами, автотранспортом, спецодеждой, производством. На третьем этапе планируется внедрение модулей «управление бюджетом», «платежный календарь», «финансовый анализ» и разработка информационной системы руководителя.
Основными задачами подготовительного этапа по внедрению информационной технологии являются:
- формирование и выверка нормативно-справочной информации, разработка методики ее ведения, разработка необходимых кодификаторов, заполнение справочников системы, перенос информации из существующих баз данных;
- проведение комплексной инвентаризации на складах, ввод сальдовых и складских остатков;
- настройка плана бухгалтерских счетов и схемы аналитического учета, настройка типовых хозяйственных операций;
- настройка и модификация отчетных форм;
- разработка технологических инструкций для персонала;
- разработка методики и регламента сопровождения комплекса, разработка инструкции администратора Базы данных, подготовка администратора комплекса. Определение прав доступа (полномочий) пользователей.
Прежде чем осуществлять комплексное внедрение разработанной информационной технологии в производственно-хозяйственную деятельность строительного холдинга, необходимо организовать работу по проведению испытаний информационной системы.
Для обеспечения высокого качества корпоративной информационной системы, до начала разработки, в процессе формирования технического задания на разработку формируются основы методики тестирования и проверяемые характеристики системы при испытаниях. Для повышения достоверности требований и улучшения характеристик после испытаний целесообразно на некоторое время передать разработку на опытную эксплуатацию в типовых условиях. Это позволяет оценить эксплуатационные характеристики системы и устранить ошибки.
Методическая достоверность испытаний единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы определяется следующими факторами: полнотой программы испытаний, корректностью методик тестирования, степенью охвата возможных условий функционирования и областей изменения исходных данных информационных систем; достоверностью и точностью эталонных значений, с которыми сравнивают результаты тестирования испытываемой системы или которые служат опорными при расчете параметров, зафиксированных в техническом задании; адекватностью и точностью моделей, используемых для имитации внешней среды и их реакции на управляющие воздействия; точностью и корректностью регистрации и обработки результатов тестирования, а также сравнения полученных данных с требованиями задания.
Опытная эксплуатация единого информационного пространства в строительном холдинге включает следующие шаги.
На первом этапе опытной эксплуатации нами рекомендуется эксплуатация системы на реальных данных параллельно с ранее использовавшейся технологией обработки информации. После проверки и сопоставления результатов может быть принято решение о полном переходе на систему «Галактика».
Опытная эксплуатация переходит в промышленную, путем постепенного вовлечения в работу все большего числа отделов и служб, до полного отказа от ранее использовавшихся систем учета.
Рекомендуемая схема последовательности действий при внедрении корпоративной информационной системы «Галактика» представлена на рисунке 4.2
Подготовка пользователей к эксплуатации программного комплекса «Галактика» производится на основе программы и календарного плана подготовки персонала, который составляется на организационно-техническом этапе внедрения системы. Программы обучения разрабатываются в соответствии с методическими материалами и содержанием учебных курсов.
Предлагаемая нами программная подготовка сотрудников включает: коллективные лекционные занятия, проводимые в учебном центре; коллективные практические занятия с решением тестовых задач, проводимые также в учебном центре; индивидуальные занятия на рабочих местах, проводимые в форме вопросов-ответов; консультации на этапе опытной эксплуатации программного комплекса «Галактика».
Пользователи системы разбиваются на группы в соответствии со специализацией, обусловленной выполняемыми функциями.
Кроме этого необходимо предусмотреть следующие образовательные курсы:
«Оперативное управление» – решение в системе «Галактика» всех задач, непосредственно связанных с работой с первичными документами и отслеживанием текущих договоров с поставщиками и покупателями. Курс предназначен для персонала материально-технической службы и сотрудников Автоматизированных систем управления, сопровождающих «контур оперативного учета».
«Бухгалтерский контур» – курс для сотрудников бухгалтерии холдинг-компании и ее структурных подразделений (дочерних организаций) и сотрудников Автоматизированных систем управления, сопровождающих бухгалтерские задачи по ведению бухгалтерского учета с помощью системы «Галактика».
«Управление персоналом» – использование модуля «Кадры» системы «Галактика», ориентирован на сотрудников отдела кадров строительного холдинга и сотрудников Автоматизированных систем управления, сопровождающих модуль управление персоналом.
«Основные средства и нематериальные активы» – использование модулей «Основные средства и нематериальные активы» сотрудниками бухгалтерии строительного холдинга и его структурных подразделений (дочерних организаций), осуществляющими операции по учету основных средств и нематериальных активов.
Кроме того, на наш взгляд, целесообразно организовать ряд специальных занятий по конкретным модулям программного комплекса «Галактика»: «Консолидированный баланс и бухгалтерская отчетность, «Векселя и кредиты», «Налоговый учет».
:
Рис. 4.2 – Схема последовательности действий при внедрении корпоративной информационной системы «Галактика»
На отдел автоматизации управления предприятием возлагается решение двух основных задач: техническая поддержка информационно-вычислительной инфраструктуры предприятия и поддержка процессов автоматизации учета и управления основной деятельностью предприятия.
Для выполнения задачи по организации и проведению процесса комплексной автоматизации управления предприятием на основе применения системы «Галактика» отдел должен иметь в своем составе квалифицированных специалистов, которые обязаны осуществлять следующие важнейшие функции:
- техническую поддержку процесса эксплуатации системы «Галактика», включающую разграничение полномочий пользователей при работе с системой, поддержку процедур межофисного обмена с территориально удаленными объектами управления, обновление версий системы, проведение конвертации данных при переходе к новым версиям, обеспечение целостности и сохранности базы данных предприятия;
- разработку выходных форм для получения нестандартных отчетов из базы данных;
- обучение пользователей; помощь пользователям при возникновении нештатных ситуаций;
- анализ бизнес-процессов, не имеющих автоматизированной поддержки в текущей версии системы; формирование технических предложений и технических заданий разработчику комплекса на внесение дополнений и изменений, соответствующих возникающим насущным потребностям пользователей; проектирование и разработка нестандартных программных модулей, интегрированных с системой «Галактика» и предназначенных для автоматизации узкоспециализированных рабочих мест, отсутствующих в текущей версии системы;
- методологическая помощь специалистам по автоматизации на удаленных производственных объектах предприятия.
Для обоснования структуры отдела автоматизации управления строительным холдингом использованы следующие положения.
Основными задачами отдела автоматизации управления холдингом считать:
1. Сопровождение системы «Галактика»;
2. Поддержка существующего программного обеспечения (до момента его замены «Галактикой»);
3. Администрирование информационной системы предприятия (почты, FTP, WEB);
4. Разработка дополнительных отчетов, необходимым службам;
5. Закупка и обслуживание вычислительных средств (компьютеров, серверов, активного и пассивного оборудования локальных вычислительных сетей).
Для сопровождения и администрирования информационных систем, по опыту развертывания подобных систем в других холдингах подобного масштаба, нами применяется соотношение – один сотрудник на 10–20 компьютеров. Это соотношение существенно зависит от опыта и знаний сотрудников.
Для поддержки вычислительной техники в исправном состоянии (особенно для обслуживания средств связи с удаленными объектами) необходимо наличие технического подразделения. При достаточно развитой системе автоматизации предлагается использовать соотношение: 1 сотрудник автоматизированной системы управления на 100–200 сотрудников предприятия.
Поддержку функционирования системы «Галактика» мы рекомендуем осуществлять специалистами определенного профиля. Специализацию желательно развивать по следующим направлениям: администрирование базы данных «системы» Галактика; сопровождение задач бухгалтерского, финансового и производственного учета. Описание штата специалистов отдела автоматизированной системы управления и их функциональных обязанностей по сопровождению системы «Галактика».
Следует отметить, что в процессе внедрения корпоративной информационной системы «Галактика» и по мере развития локальных вычислительных сетей и общей информационной системы строительного холдинга задачи и организационно-штатная структура отдела автоматизации управления холдингом уточнялись.
Также был разработан комплекс мероприятий по приведению аппаратного комплекса строительного холдинга в соответствие с требованиями функционирования интегрированной системы автоматизированного управления. Эти предложения изложены в «Проекте развития аппаратного комплекса информационной системы автоматизации управления строительного холдинга «Югорскремстройгаз».
| Предыдущая |