Есть проблема с системой обеспечения квалифицированными кадрами

Мансуров Р. Е.,
Фрагмент книги «Настольная книга директора по персоналу»
/ Изд-во Юрайт, М., ISBN 978-5-9916-2018-5; 2012 г.
http://www.ozon.ru/context/detail/id/17913502/

1. Постановка проблемы.

В настоящее время ОАО «Полет» (название изменено из соображений конфиденциальности) преуспевающее предприятие, выпускающее товары бытовой химии. Однако, в системе управления персоналом имеется ряд проблем. В частности это неэффективность системы подбора персонала, влекущая за собой невозможность своевременно укомплектовать штат.

Задача заключается в разработке мероприятий улучшения системы поиска и подбора квалифицированного персонала в компании ОАО «Полет».

2. Решение поставленной задачи.

Анализ ситуации.

В настоящее время организация информационного обмена между ответственными исполнителями при поиске и подборе персонала  выглядит следующим образом (см. табл.1.1).

Таблица 1.1

Организация информационного обмена между исполнителями при поиске и подборе персонала ОАО «Полет»

№ п/п	Наименование информационного потока	Источник информации	Потребитель информации	Способ получения / предоставления
1	Заявка на подбор персонала	Руководитель подразделения (РП)	ГПП	Бумажный вид
2	Размещение информации о вакансии в СМИ	Группа подбора персонала (ГПП)	СМИ	Электронный вид
3	Информация о кандидатах	СМИ	ГПП	Электронный вид
4	Информация о кандидатах	ГПП	РП	Бумажный вид
5	Информация о кандидатах, по которым принято решение	РП	ГПП	Устно
6	Сообщение кандидатам о принятом решении	ГПП	Кандидат	Устно

При этом в качестве причин вызывающих данную проблему следует выделить (см.рис.1.1).

Рис.1.1. Причинно-следственная схема проблемы неукомплектованности штата

Анализ причин возникновения проблемы.

Комплекс данных проблем подтолкнул директора по персоналу компании провести более полный анализ и заняться поиском путей улучшения данного механизма.

Для начала проведем оценку качества информационных потоков (см. табл.1.2).

Далее проведем анализ ценности информации (см.табл.1.3).

Основные выводы.

Рассмотрим возможные рекомендации по улучшению данной работы. Для этого рассмотрим результаты, приведенные в табл.1.2 и заострим свое внимание на тех информационных потоках и критериях качества информации где стоит определение «не всегда».

Таблица 1.2

Оценка качества информационных потоков

Критерии качества информации	Номер информационного потока в соответствии с табл.1.1
	1	2	3	4	5	6
Уместность (релевантность)	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Понятность	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Достаточная точность	Не всегда	Да	Не всегда	Да	Да	Да
Полнота	Не всегда	Да	Не всегда	Да	Да	Да
Достоверность	Да	Да	Не всегда	Да	Да	Да
Краткость	Да	Да	Не всегда	Да	Да	Да
Своевременность	Не всегда	Да	Не всегда	Да	Не всегда	Не всегда
Адресность	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Адекватность выбора средств коммуникации	Да	Да	Да	Да	Да	Да
Ценность информации должна превышать затраты на ее получение*	Да	Да	Не всегда	Да	Да	Да

* см. анализ ценности информации.

Таблица 1.3

Анализ ценности информации

Вопрос	Номер информации в соответствии с табл.1.1
	1	2	3	4	5	6
Какая информация получена?	См.табл.1.1
Для чего она используется?	Для определения какой кандидат нам нужен	Для поиска потенциаль-ных кандидатов	Для отбора подходящего кандидата		Для принятия решения по кандидату	Для обеспечения обратной связи с кандидатом
Кто ее использует?	ГПП	СМИ	ГПП	РП	ГП	Кандидат
Как часто она используется?	По мере открытия вакансии		постоянно		По мере открытия вакансии
Совпадает ли частота ее использования с частотой получения?	Не всегда	Не всегда	Не всегда	Да	Не всегда	Не всегда
Является ли она информацией хорошего качества?	Не всегда	Не всегда	Не всегда	Да	Да	Да
Что достигается с ее помощью?	Получение информации о необходимом кандидате	Получение информации о потенциальных кандидатах	Определение подходящего кандидата		Решение по кандидату	Уведомление кандидата
Доступна  ли иная информация, которая могла быть использована вместо получаемой?	нет	нет	да	нет	нет	нет
Каковы затраты на ее получение?	минималь-ные	Достаточно высокие	мини-мальные	мини-мальные	мини- мальные	мини- мальные

 

Таблица 1.4

Предлагаемые мероприятия.

Более подробно рассмотрим предлагаемые мероприятия (согласно табл.1.4, столбец 4) по улучшению качества информации и как следствие улучшению реализации процедуры поиска и подбора персонала в ОАО «Полет».

1) Проведение занятий по составлению заявки на подбор персонала. Разъяснительная работа о важности данного документа.

Полезность данного мероприятия заключается в привитии профессиональных навыков в составлении заявки на подбор.  При этом особенно важно показать зависимость полученного результата (подобранного квалифицированного сотрудника) от качества заполнения первоначальной заявки.

В качестве недостатка предлагаемого решения выступает определенный субъективизм мнения лица заполняющего заявку о личных и профессиональных навыках потенциального кандидата.

Исполнитель: начальник отдела подбора персонала,

срок: до 1.06.10

2) Требовать от кандидатов заполнение резюме по установленному на предприятии образцу.

За счет реализации данного мероприятия достигается единообразие в информации, представляемой для принятия решения о приеме на работу. Таким образом, в бланке резюме должна быть учтена вся необходимая информация для принятия решения руководителем и группой подбора персонала о возможном трудоустройстве кандидата. Недостатком является вероятность умышленного неотражения какой-либо существенной информации кандидатом.

Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала,

срок разработки формы: до 1.06.10,

срок заполнения: постоянно.

3) Проводить анализ эффективности источников привлечения персонала.

Оценка эффективности, выраженная в сопоставлении затрат на размещение вакансии с полученной информацией о кандидатах, позволит выбрать наиболее результативные каналы. Основным недостатком при этом остается определенный субъективизм данной оценки.

Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала,

срок: ежеквартально, с 1.06.10

4) Ведение единой базы кандидатов для контроля за сроками принятия решения.

Цель – обеспечить контроль за сроками принятия решений по кандидатам. Преимущества заключаются в достаточной простоте реализации.  Недостаток заключен в том, что реализация мероприятия может полностью не решить данную проблему.

Исполнитель: Начальник отдела подбора персонала,

срок разработки формы: до 1.06.10;

срок обновления базы: ежедневно.

5) Сообщать кандидатам о достаточно больших сроках принятия решения по ним.

Цель мероприятия снять возможный негативизм кандидатов при длительном принятии решений по ним. При этом недостатком остается вариант, при котором самые профессионально подготовленные кандидаты за период принятия решения в нашей компании уже будут приглашены в другую.

Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала,

срок: ежедневно, с 1.06.10г.