Как определить заинтересованные стороны проекта?

Мансуров Р.Е.,

кандидат экономических наук,

Директор Зеленодольского филиала ЧОУ ВПО «Институт экономики, управления и права (г.Казань)

Аннотация. В статье рассмотрен подход по определению заинтересованных сторон проекта. Даны конкретные рекомендации и приведен ряд полезных в использовании моделей.

Ключевые слова: управление проектом, заинтересованы стороны, карта ЗС, интересы ЗС

При реализации любого проекта в организации существует круг людей или групп (сторон) которые заинтересованы в его выполнении и результатах, а также круг лиц, которые не заинтересованы (или слабо заинтересованы) в их результатах. При этом поддержка заинтересованных лиц чрезвычайно важна для успешной реализации любого проекта. Кроме того, важно и вовлечение незаинтересованных (слабо) заинтересованных лиц. Следовательно, можно сказать, что ключевой задачей менеджера (руководителя) проекта является выявление заинтересованных сторон и вовлечение не заинтересованных сторон. При этом, как правило, не сразу становится понятным, кто является заинтересованной стороной и каковы их интересы.

Практическим опытом решения данной задачи и хочется поделиться в данной статье автору. Итак, руководство организации «Кровля+», которая занимается производством и реализацией кровельных покрытий, приняло решение о монтаже новой производственной линии. Внедрение новой технологии позволяло получить существенное конкурентное преимущество по качеству продукции и простоте ее монтажа. Также это позволило бы снизить численность неквалифицированного персонала.

Так вот как было сказано выше на первом этапе руководителю проекта необходимо определить круг заинтересованных сторон проекта, выявить круг не заинтересованных сторон, а также понять причины этого. В целом это позволит лучше управлять их интересами. В качестве возможного способа решения данной проблемы был применен «анализ заинтересованных сторон»[1]. Он позволил руководителю проекта спрогнозировать потенциальных сторонников и «проводников» проекта. Первым шагом при этом является составление «карты заинтересованных сторон». Она представляет собой схему, показывающую каким основным заинтересованным сторонам необходимо уделить внимание (рис.1).

Рис.1 Укрупненная карта заинтересованных сторон (ЗС)

Далее были выявлены их интересы. Для этого использовалась приведенная ниже таблица. В таблице приведены основные вопросы на которые руководитель проекта должен ответить чтобы понять, разобраться является ли анализируемая ЗС «проводником», помощником или наоборот противником проекта. Затем руководитель проекта сгенерировал идеи по поводу того, как лучше всего управлять заинтересованными сторонами с учетом их интересов. Результаты проведенного анализа представлены в виде таблицы 1.

Таблица 1

Выявление интересов ЗС

№ п/п	Наименование ЗС	Каковы приоритеты, цели и интересы ?	Какой тип поведения ожидается от них в связи с реализацией проекта?	Каково их наиболее вероятное отношение к проекту?	Как можно заручиться их поддержкой?
1	Генеральный директор	Заинтересован в реализации проекта, т.е.это позволит повысить стоимость компании	Поддерживающее	Позитивное	-
2	Директор по финансам	Заинтересован в реализации проекта, т.к. это позволит повысить экономическую эффективность организации	Поддерживающее	Позитивное	-
3	Начальник финансового отдела	Не заинтересован, т.к. реализация данного проекта добавит ему работы по получению кредита. Кроме того увеличение кредитного портфеля затруднит в дальнейшем выполнение поставленных финансовых показателей	Противодействующее	Скорее негативное	Добиться выделения дополнительной штатной единицы специалиста по работе с банками
4	Главный инженер и служба главного инженера	Скрыто незаинтересован. Реализация проекта добавит ему и его службе работы в т.ч. в ночное время и выходные без дополнительного материального вознаграждения	Скрыто противодействующее	Негативное	Добиться оплаты сверхурочной работы
5	Директор по производству и отдел главного технолога	Скрыто незаинтересован. Реализация проекта добавит ему сложностей с выполнением производственной программы пока новое оборудование не отлажено. Также возрастет сверхурочная работа.	Скрыто противодействующее	Негативное	Добиться оплаты сверхурочной работы. Провести монтаж и наладку в минимальные сроки.
6	Директор по персоналу	Заинтересован в реализации проекта. Монтаж новой линии потребует поиск нового квалифицированного персонала, а это возможность хорошо себя показать. С другой стороны после запуска новой линии снизится количество неквалифицированных рабочих с которыми всегда были проблемы из прогулов и текучести.	Помогающее	Позитивное
7	Начальник отдела управления персоналом	Не заинтересован. Это связано с тем, что при запуске новой линии придется уволить значительную часть неквалифицированных рабочих. При этом задача будет стоять, что уволить их надо по их «собственному желанию»	Противодействующее	Скорее негативное	Добиться выделения средств на выплату пособий по сокращению
8	Начальник управления монтажа готового покрытия	Не заинтересован. Новое кровельное покрытие позволяет существенно сократить сроки монтажа в связи с этим требуется принципиально другая организация работы внутри данного подразделения. Потребуется изменить количественный и главное качественный состав специалистов.	Противодействующее	Скорее негативное	Добиться активной помощи в поиске необходимых специалистов со стороны отдела управления персоналом
9	Начальник цеха производства кровельных покрытий	Нейтральная позиция. Руководитель данного подразделения человек молодой и ему хочется себя показать, участвовать в чем-то значимом для компании. С другой стороны у него мало опыта и он опасается за свое место в случае если он не справится. Кроме того он ничего не понимает в внедряемой новой технологии.	Нейтральное	Скорее негативное	Добиться обучение начальника цеха особенностям новой технологии
10	Директор по продажам	Заинтересован, т.к это должно привести к росту продаж	Помогающее	Позитивное	-
11	Начальник отдела продаж	Нейтральная позиция, т.к. изменение в линейке продукции потребует изменений в организации системы продаж. Дополнительно эта работа оплачиваться не будет.	Нейтральное	Скорее негативное	Добиться выделения премиального фонда для отдела продаж
12	Директор по маркетингу и Начальник отдела маркетинга	Исключительно заинтересован. В настоящее время компания теряет долю рынка из-за появления сильного федерального конкурента. Начало производства принципиального нового кровельного покрытия позволит приобрести дополнительное конкурентное преимущество и вернуть потерянную долю рынка	Содействующее	Позитивное	-
13	Директор по качеству	Заинтересован, т.к. по его мнению это позволит существенно снизить количество жалоб клиентов и повысить качество покрытия и его монтажа	Содействующее	Позитивное
14	Начальник отдела качества	Нейтральное, т.к. считает, что в период пуско-наладочных работ новой линии будет существенное количество брака и осуществить контроль существующим штатом он будет не в силах.	Нейтральное	Скорее негативное	Добиться выделение временных штатных единиц контролеров ОТК
15	Начальник юридического отдела	Не заинтересован, т.к. опасается, что сокращение персонала по их «собственному желанию» приведет к увеличению судебных исков к компании	Противодействующее	Скорее негативное	Добиться выделения средств на выплату пособий по сокращению
16	Начальник склада готовой продукции	Не заинтересован, т.к. потребуется увеличить скорость отгрузки готовых покрытий. Это в свою очередь потребует увеличение численности, на которое по его мнению никто не пойдет.	Противодействующее	Скорее негативное	Добиться пересмотра штатного расписания склада готовой продукции

Наверно излишне отмечать, что результаты проведенного анализа оказались несколько неожиданными, прежде всего для самого руководителя проекта. Однако сформированные в 6 столбце предложения отвечают на самый важный в данной ситуации вопрос: «Как можно заручиться поддержкой ЗС?»

Далее для наглядности сформируем новую карту ЗС с учетом их отношения к проекту (рис.2).

Глядя на построенную модель, конечно же, понятно, что при таком старте данный проект обречен на провал. Ведь основные и наиболее сильные и значимые игроки: Главный инженер его служба, директор по производству и его служба, начальник финансового отдела, начальник юридического отдела и отдела управления персоналом против начала реализации данного проекта. И хотя причины их позиции во многом личные и несколько преувеличенные при таком старте данные значимые фигуры окажут существеннейшее сопротивление и найдут совершенно другие значимые аргументы для доказательства своей позиции.

Рис.2 Карта заинтересованных сторон (ЗС) с учетом их отношения к проекту

Поэтому задача руководителя проекта на данном этапе свелась к тому, чтобы путем переговоров, убеждений и т.д. перевести данных работников хотя бы в категорию нейтральных. И это удалось сделать за счет учета их пожеланий, которые были сформулированы в таблице 1 (столбец 6).

В итоге удалось убедить генерального директора согласиться на выплату компенсаций при сокращении и в итоге начальник отдела управления персоналом стал приверженцем проекта, а начальник юридического отдела от резко негативной позиции перешел к нейтральной. Также удалось добиться обещания выделить премиальный фонд после удачного запуска новой линии. За счет этого негативное отношения технических специалистов удалось перевести в нейтральное состояние. А службу главного технолога за счет перспектив постановки новых интересных задач в состояние «проводника» проекта. К сожалению, по остальным позициям руководителю проекта ничего сделать не получилось. В итоге расстановка сил перед стартом проекта выглядела следующим образом (см. рис.3).

Рис.3 Карта заинтересованных сторон (ЗС) с учетом их отношения к проекту после действий предпринятых руководителем проекта

Не трудно заметить, что такая расстановка сил значительно предпочтительнее первоначальной. Она сама по себе позволяет говорить о реальности достижения успеха в данном проекте.

Таким образом, в данной статье мы показали, как на практике за счет использования нехитрой модели удалось эффективно организовать начало реализации проекта за счет учета интересов всех заинтересованных лиц.

[1] Стурджес Джейн Управление людьми при выполнении проектов: Учеб.-метод. Пособие. Блок 3: Кн.4 / пер. с англ. – Жуковский: МИМ ЛИНК, 2009. – 36 с.